Samarbejde i virtuelle teams bliver ofte besværligt i de små mellemrum mellem opgaverne. En besked mangler en frist. Et dokument findes i tre versioner. En kollega siger ja til en opgave, men forstår noget andet ved færdig end resten af holdet. Flere møder løser ikke nødvendigvis den slags problemer. Arbejdet skal tilrettelægges, så aftaler, tvivl og næste skridt er synlige, også når kollegerne ikke sidder foran skærmen samtidig.
Giv samarbejdet i virtuelle teams en fælles rytme
En fælles arbejdsrytme er ikke det samme som ens arbejdstider. Et virtuelt team kan sagtens fungere med forskudte arbejdstider, hvis alle ved, hvornår de kan forvente svar, og hvilke opgaver der kræver samtidig deltagelse. Den fælles arbejdsrytme, som et team hos tubuk-digital.de
kan tilpasse sine opgaver, bør gøre det tydeligt, hvornår arbejdet kan gå videre til næste kollega. Begynd med at skelne mellem arbejdstid, svartid og mødetid. De tre ting bliver let blandet sammen, især når en lille statusprik bliver opfattet som et løfte om øjeblikkelig hjælp.
Aftal eksempelvis, at almindelige spørgsmål besvares senest næste arbejdsdag, mens problemer, der standser en levering, kræver direkte kontakt til den relevante kollega. Beskriv også, hvornår en opgave faktisk er blokeret. At mangle en farvekode til en præsentation er sjældent lige så presserende som at mangle kundens godkendelse før en aftalt aflevering. Uden den skelnen kommer alle spørgsmål til at ligne hastesager.
Afsæt derefter få, faste tidspunkter til koordinering. Det kan være et kort møde mandag og en skriftlig status torsdag. Beskriv, hvad der er klar til andre, hvad der afventer en beslutning, og hvem der skal reagere. En liste over, hvad hver person har lavet, giver ikke nødvendigvis kollegerne noget at arbejde videre med.
Tag højde for deltidsarbejde og lokale fridage. Hvis en kollega ikke arbejder fredag, skal en opgave med fredagsfrist have en aftalt stedfortræder eller en tidligere intern afleveringsfrist. Det skal være på plads under planlægningen og ikke dukke op som en overraskelse torsdag eftermiddag.
Skriv beskeder, der kan besvares uden ekstra efterforskning
En brugbar besked giver modtageren tilstrækkelig sammenhæng til at handle. Skriv først, hvad du har brug for, og tilføj derefter baggrunden. Formuleringen »Kan du kigge på tilbuddet?« efterlader flere åbne spørgsmål. Skal kollegaen rette sproget, kontrollere beregningen eller godkende prisen? En mere præcis besked kunne være »Kontrollér venligst timetallet i afsnit tre senest tirsdag klokken 12. Jeg sender tilbuddet videre samme eftermiddag.«
Fortæl også, hvor sikkert svaret skal være. Der er forskel på et hurtigt skøn til intern planlægning og et tal, der skal indgå i en kundeaftale. Kender modtageren ikke formålet, kan et foreløbigt svar blive behandlet som en endelig godkendelse. Markér derfor tydeligt, når noget er et udkast, et forslag eller en beslutning.
Hold spørgsmål om samme opgave samlet ét sted. Når rettelser ligger i en privat samtale, en mødechat og et dokument, skal næste person rekonstruere forløbet. Skriv den endelige aftale dér, hvor teamet deler oplysninger om opgaven, også når afklaringen skete mundtligt. Det kræver ofte kun nogle få linjer.
Undgå samtidig at sende lange baggrundstekster til alle. Angiv, hvem der skal svare, og hvem der blot skal orienteres. En besked til seks personer uden en tydelig modtager kan blive liggende, fordi alle regner med, at en anden tager den. Sæt ét navn på den ønskede handling, og lad resten læse med efter behov.
Gør overleveringer i virtuelle teams konkrete
En overlevering er først brugbar, når næste person kan fortsætte uden at gætte. Det kræver mere end en besked om, at din del er færdig. Beskriv leverancen, hvor den findes, eventuelle mangler og den handling, du forventer bagefter. Ved en præsentation kan indholdet eksempelvis være godkendt, mens billedrettigheder og sidetal stadig mangler at blive kontrolleret. Så bliver ordet færdig ikke en skjult kilde til misforståelser.
Aftal på forhånd, hvad der skal være opfyldt, før en opgave skifter hænder. En tekst kan være klar til korrektur, når faglige kommentarer er afklaret, overskrifterne ligger fast, og kildehenvisningerne er indsat. Sender du teksten tidligere, skal det fremgå tydeligt. Ellers risikerer korrekturlæseren at bruge tid på afsnit, der senere bliver skrevet om.
Skeln mellem den, der udfører arbejdet, og den, der godkender resultatet. I små teams kan samme person have begge roller, men det bør være et bevidst valg. Hvis to personer tror, at den anden har godkendt en levering, kan fejl passere ubemærket. Angiv derfor både næste handling og den person, der har mandat til at afslutte opgaven.
Lav også en enkel regel for tilbagelevering. Hvis modtageren finder en mangel, skal det fremgå, om opgaven sendes retur, eller om vedkommende selv retter den. En kort besked om rettelsen kan forhindre, at to kolleger arbejder i hver sin version. Ved gentagne opgaver kan en kort skabelon med faste felter spare mange afklaringer.
Brug møder til beslutninger og vanskelige afklaringer
Et videomøde bør have en opgave, som deltagerne faktisk løser sammen. Status, der blot skal læses, kan ofte sendes skriftligt. Et møde giver mere mening, når teamet skal vælge mellem to løsninger, afklare modstridende hensyn eller arbejde med noget, der er svært at forklare i korte beskeder. Skriv det ønskede resultat i invitationen, så deltagerne ved, hvad de skal forberede.
Send materialet i så god tid, at det kan læses inden for kollegernes arbejdstid. Hvis forberedelsen kræver 20 minutter, skal de minutter også have plads i kalenderen. Et bilag sendt sent om aftenen bliver ikke automatisk læst inden et møde næste morgen. Hvis flere ikke har nået at læse materialet, kan mødet begynde med stille læsetid frem for en lang mundtlig genfortælling.
Under mødet skal nogen holde øje med både beslutninger og deltagelse. Spørg konkret efter indvendinger, før et forslag bliver vedtaget. Tavshed kan skyldes en ustabil forbindelse, sproglig usikkerhed eller et øjebliks eftertanke. Den bør ikke uden videre tolkes som enighed. Giv også deltagerne mulighed for at bidrage skriftligt.
Afslut hvert beslutningspunkt med at sige, hvad der blev aftalt, hvem der handler, og hvornår resultatet skal være klar. Notér også væsentlige forbehold. Hvis en beslutning kun gælder, indtil kunden har svaret, skal betingelsen stå i referatet. Ellers kan en midlertidig løsning blive opfattet som en fast aftale af dem, der ikke deltog.
Tag fat i gnidninger, før de bliver til faste antagelser
På afstand er der færre små signaler at korrigere sine indtryk efter. En kort besked kan virke afvisende, selv om afsenderen blot forsøger at nå et tog. Omvendt kan gentagne forsinkelser være et reelt problem, som ikke forsvinder, bare fordi man fortolker dem velvilligt. Skeln mellem den konkrete hændelse og din forklaring på den. Beskriv først det, der kan konstateres.
Sig eksempelvis »De to seneste afleveringer kom efter den aftalte frist, og derfor blev gennemgangen flyttet.« Det giver et andet udgangspunkt end at kalde kollegaen ligeglad. Spørg derefter, hvad der stod i vejen. Måske er opgavens omfang blevet undervurderet, måske er prioriteringen uklar, eller måske bliver personen afbrudt af hastearbejde, som resten af teamet ikke ser.
Vælg samtaleformen efter problemet. En faktuel rettelse kan klares skriftligt. En uenighed om forventninger kræver ofte en samtale, hvor begge kan stille spørgsmål undervejs. Skriv bagefter den nye aftale ned i nøgterne vendinger. Notatet skal fastholde ændringen, ikke fungere som et anklageskrift eller udstille den ene part.
Giv nye kolleger adgang til de uskrevne regler gennem konkrete eksempler. Vis en brugbar statusbesked, en færdig overlevering og en situation, hvor man bør ringe frem for at skrive. Aftal desuden, hvornår rutinerne skal vurderes igen. Efter et par ugers arbejde kan teamet undersøge, hvilke rutiner der faktisk bliver brugt, og hvilke der skaber dobbeltarbejde uden at give mere klarhed.
Skal alle have kameraet tændt på møder?
Ikke nødvendigvis. Aftal brugen af kamera ud fra mødets formål, forbindelsens kvalitet og deltagernes behov frem for at bruge det som mål for opmærksomhed. Ved en vanskelig samtale kan synlige ansigtsudtryk være nyttige, mens en fælles dokumentgennemgang ofte kan fungere med lyd og skærmdeling.
Hvad gør du, når en kollega ikke svarer?
Se først på den aftalte svartid, og kontrollér, at din besked angiver både handling og frist. Er fristen passeret, så følg op direkte og beskriv, hvilken opgave der venter på svaret. Hvis arbejdet er blokeret, skal du bruge den kontaktvej eller kontakte den stedfortræder, teamet har aftalt til hastesager.